Surat menyurat adalah kegiatan yang pasti dilakukan oleh institusi tertentu menggunakan aplikasi manajemen surat. Baik itu perusahaan, lembaga pemerintah, swasta ataupun non profit, tentunya selalu ada kegiatan surat menyurat yang harus dilakukan.
Di jaman ini, dimana teknologi sudah semakin canggih, kegiatan surat menyurat sudah tidak lagi dilakukan secara fisik. Banyak kegiatan persuratan yang menggunakan surat elektronik atau kita kenal sebagai email. Meskipun demikian, surat fisik masih tetap digunakan untuk kegiatan persuratan yang peruntukannya sangat penting, misalnya untuk SK pegawai, ataupun surat lainnya.
Aplikasi Manajemen Surat Perkantoran
Saat ini, urusan surat menyurat seharusnya sudah menggunakan aplikasi manajemen surat. Setiap surat yang datang, masuk, ataupun keluar akan selalu dicatat dan dikelola di dalam aplikasi manajemen surat tersebut. Tentunya dengan menggunakan aplikasi manajemen surat, akan lebih mudah dalam urusan manajemen surat tersebut.
Meskipun demikian, saat ini masih ada saja organisasi yang melakukan pencatatan secara manual. Dengan cara manual, maka dibutuhkan buku fisik untuk mencatat surat masuk dan surat keluar. Kelemahan manajemen surat secara manual adalah adanya rentan akan kesalahan, dan data yang bisa saja dimanipulasi. Selain itu, ketika akan melakukan pencarian surat juga akan lebih sulit.
Untuk mengatasi hal ini, harus segera diterapkan aplikasi khusus untuk menangani surat menyurat.
Kegunaan Aplikasi Manajemen Surat
Jika dibandingkan dengan buku surat manual, tentu saja menggunakan aplikasi persuratan akan jauh lebih efektif dan efisien. Admin ataupun orang tertentu yang ditugaskan untuk melakukan penginputan surat akan bertanggung jawab terhadap data dari surat tersebut.
Di dalam aplikasi surat tersebut, akan ada validasi dari penginputan surat yang dilakukan oleh petugas input. Jika terjadi kesalahan input, misalnya, scan surat belum diupload, maka aplikasi akan muncul error sehingga data tidak dapat disimpan. Hal ini tentunya akan mencegah adanya kesalahan input data.
Seiring dengan berkembangnya teknologi, aplikasi manajemen surat ini dapat berjalan dengan berbasis web, mobile, ataupun desktop. Jika dilihat dari kegunaannya, biasanya aplikasi persuratan akan dibuat dengan berbasis web. Hal ini karena aplikasi berbasis web memiliki beberapa kelebihan, seperti:
- Dapat diakses kapanpun dan dimanapun,
- Cost / biaya pembuatannya yang relatif lebih murah,
- Mudah dikembangkan
Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar
Di dalam manajemen surat menyurat, ada dua jenis surat, yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh perusahaan, dimana surat tersebut berasal dari pihak lain. Pihak lain di sini, bisa berarti perorangan, maupun institusi atau perusahaan/organisasi tertentu.
Surat keluar adalah semua surat yang dibuat oleh perusahaan, untuk dikirimkan kepada pihak luar. Pihak luar tersebut bisa perorangan, institusi, perusahaan lain, ataupun organisasi tertentu.
Setiap harinya, perusahaan akan menerima banyak sekali surat masuk. Semakin banyak surat yang masuk, maka biasanya akan banyak juga surat yang dikeluarkan oleh perusahaan tersebut.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk menerapkan dan menggunakan aplikasi manajemen persuratan.
Fitur Aplikasi Manajemen Surat
Di aplikasi manajemen persuratan, tentunya ada fitur-fitur utama yang harus tersedia agar dapat memenuhi kebutuhan perusahaan/organisasi dalam pengelolaan dokumen surat yang mereka terima atau kirim.
Berikut ini adalah beberapa fitur aplikasi persuratan yang harus tersedia agar aplikasi tersebut dapat dimanfaatkan dengan baik.
1. Fitur Dashboard untuk Monitoring Surat Masuk dan Keluar
Dengan adanya dashboard, maka pimpinan maupun pengelola surat dapat dengan mudah melakukan monitoring berapa surat masuk dan keluar yang tersimpan di dalam sistem. Dashboard ini lah yang juga memudahkan kita dalam melihat berapa surat yang sudah didisposisikan dan berapa yang belum.
2. Input Surat Masuk dan Surat Keluar
Fitur input surat masuk dan surat keluar adalah fitur utama dari aplikasi manajemen surat ini. Form penginputan surat paling tidak memuat beberapa informasi seperti:
- Tanggal surat masuk / keluar
- Asal surat
- Tujuan surat
- Perihal Surat
- File surat (yang di scan atau berbentuk PDF)
- Disposisi
- Keterangan
3. Fitur Disposisi Surat
Surat yang masuk ke perusahaan awalnya pasti akan diterima di bagian persuratan, sedangkan surat tersebut biasanya ditujukan untuk pimpinan atau bagian tertentu dari perusahaan. Dari pimpinan bagian, nantinya jika membutuhkan tindak lanjut pasti akan didisposisikan ke staf yang dianggap mampu memenuhi surat tersebut.
Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, tentunya dibutuhkan fitur disposisi surat. Fitur disposisi surat ini memudahkan operasional di dalam perusahaan, karena biasanya sudah terintegrasi dengan email karyawan/staf/pegawai.
Ketika pegawai menerima disposisi dari pimpinan, nantinya akan ada notifikasi ke email pegawai yang bersangkutan. Hal ini akan membuat komunikasi di dalam organisasi akan jauh lebih efektif.
4. Dapat Melakukan Pencarian Surat
Fitur yang tidak kalah penting di dalam aplikasi manajemen surat adalah fitur pencarian. Aplikasi persuratan harus mampu melakukan pencarian surat yang telah tersimpan di dalam sistem.
Pencarian biasanya tidak hanya dilakukan berdasarkan judul surat, tetapi bisa juga dari nomor surat, tanggal masuk, disposisi, atau bahkan konten dari surat tersebut. Hal ini tentunya disesuaikan dari teknologi yang digunakan oleh perusahaan ketika membangun aplikasi surat tersebut.
5. Penomoran Surat Secara Otomatis
Fitur yang tidak kalah penting adalah fitur untuk dapat melakukan penomoran secara otomatis. Kasusnya adalah, ketika perusahaan akan mengirim surat, maka akan diberikan nomor surat yang unik digenerate oleh aplikasi/sistem.
Dengan adanya aplikasi manajemen persuratan, pasti akan memudahkan dalam melakukan penomoran surat.
Biaya Pembuatan Aplikasi Surat
Membuat aplikasi surat sebenarnya tidak terlalu rumit. Tetapi, tidak jarang yang membuat rumit adalah bisnis proses di dalam perusahaan itu sendiri.
Jika yang dibangun adalah aplikasi penyimpanan surat yang sederhana tentunya tidak akan membutuhkan biaya yang besar. Tetapi semakin kompleks sistem persuratan yang diinginkan, maka akan semakin besar pula biaya yang dibutuhkan.
Cara Membuat Aplikasi Surat
Jika perusahaan memiliki sumber daya manusia (SDM) yang mumpuni dalam bidang teknologi IT, maka sangat memungkinkan untuk membuat aplikasi surat menyurat secara mandiri.
Teknologi yang dapat digunakan untuk membuat aplikasi surat adalah dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Tentunya teknologi ini bersifat open source dan juga free. Karena menggunakan PHP, maka perusahaan perlu menyewa domain dan hosting yang tentunya cukup terjangkau dari sisi cost/biaya.
Kelebihan jika menggunakan aplikasi berbasis web adalah mudah untuk maintenance nya, dan juga mudah diakses darimana saja.
Jika anda tertarik untuk membuat sendiri aplikasi manajemen surat, maka dapat mengikuti tutorial yang ada di website fahmialazhar.com ini. Tutorial membuat aplikasi surat dengan CodeIgniter ini seharusnya sudah cukup bagi anda yang ingin belajar membuat aplikasi persuratan yang sederhana.
Demikian artikel tentang manfaat aplikasi manajemen surat ini. Kesimpulan yang dapat kita petik adalah aplikasi surat sangat penting untuk menunjang kebutuhan surat menyurat di dalam perusahaan atau organisasi. Semoga dapat bermanfaat bagi anda yang sedang mencari informasi tentang manajemen persuratan.